การเตรียมตัวสำหรับการนัดหมายหรือการประชุมที่มีล่าม
การเตรียมตัวที่ดีช่วยให้การนัดหมายที่มีล่ามดำเนินไปได้อย่างราบรื่น การวางแผนล่วงหน้าและให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่ล่าม (interpreter) จะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ประหยัดเวลา และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมืออาชีพสำหรับทุกคน
ระบุรายละเอียดที่สำคัญ
โปรดแจ้งให้ล่ามทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับวัน เวลา สถานที่ และระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ในการประชุม รวมถึงรายละเอียดการเข้าถึง เช่น หมายเลขห้อง คำแนะนำในการเข้าอาคาร หรือลิงก์สำหรับการประชุมทางไกล สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การประชุมเริ่มต้นตรงเวลาและดำเนินไปอย่างราบรื่น
เลือกรูปแบบการล่ามที่เหมาะสม
ก่อนถึงเวลานัดหมาย โปรดตัดสินใจว่าจะใช้ล่ามในรูปแบบใด เนื่องจากจะมีผลต่อเวลาและขั้นตอนการจัดการ
ล่ามพูดตาม (Consecutive Interpreting)
ล่ามจะรอให้ผู้พูดหยุดพูดก่อนจึงเริ่มแปลสิ่งที่พูด วิธีนี้มักใช้ในการนัดหมายหรือการประชุมขนาดเล็ก การแปลด้วยวิธีนี้จะใช้เวลาประมาณสองเท่าของการสนทนาในภาษาเดียว ดังนั้นควรเผื่อเวลาไว้ในตารางของท่านด้วย
ล่ามพูดพร้อม (Simultaneous Interpreting)
ล่ามจะแปลแบบทันที โดยปกติจะใช้อุปกรณ์เฉพาะทาง เช่น ชุดหูฟังหรือห้องแปล วิธีนี้เหมาะที่สุดสำหรับการประชุมขนาดใหญ่ การสัมมนา หรือการสนทนากลุ่มที่ต้องการรักษาความต่อเนื่องของการสื่อสาร เนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้สมาธิสูง จึงแนะนำให้มีล่ามอย่างน้อยสองคนสลับกันแปล เพื่อรักษาความถูกต้องและป้องกันความเหนื่อยล้า
เมื่อจองล่าม โปรดยืนยันว่าจะใช้รูปแบบใด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอุปกรณ์ที่เหมาะสม หากไม่แน่ใจ ผู้ให้บริการด้านภาษา (language service provider) หรือล่ามสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการที่ดีที่สุดได้
แจ้งรายละเอียดให้ล่ามทราบ
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ควรแจ้งรายละเอียดให้ล่ามทราบล่วงหน้า การแจ้งรายละเอียดคือการที่ท่านบอกวัตถุประสงค์ของการประชุม ผู้ที่จะเข้าร่วม และรายละเอียดสำคัญใด ๆ ที่ล่ามควรทราบ ตัวอย่างเช่น แจ้งให้ล่ามทราบว่าการประชุมนั้นอาจเกี่ยวข้องกับประเด็นทางอารมณ์ ทางเทคนิค หรือประเด็นที่อ่อนไหวหรือไม่ สิ่งนี้จะช่วยให้ล่ามเลือกใช้น้ำเสียงและคำศัพท์ที่เหมาะสมได้
ระบุคำศัพท์ทางเทคนิค คำศัพท์เฉพาะทาง หรือคำเฉพาะใด ๆ เพื่อให้ล่ามสามารถเตรียมตัวแปลได้อย่างถูกต้อง แม้แต่การสนทนาสั้น ๆ ก่อนเริ่มการแปลก็สามารถช่วยประหยัดเวลา หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด และทำให้การสื่อสารราบรื่นยิ่งขึ้นได้
แบ่งปันเอกสารล่วงหน้า
หากเป็นไปได้ โปรดส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือวาระการประชุมล่วงหน้า เพื่อช่วยให้ล่ามเตรียมคำศัพท์และเข้าใจบริบทได้ดียิ่งขึ้น ข้อมูลหรือเอกสารใด ๆ ที่ท่านให้มาจะถูกเก็บเป็นความลับ เนื่องจากล่ามอยู่ภายใต้จรรยาบรรณวิชาชีพที่กำหนดให้รักษาความลับ
หากท่านต้องส่งเอกสารให้ลูกค้าในระหว่างการประชุม และเอกสารนั้นไม่มีในภาษาของพวกเขา โปรดส่งเอกสารให้ล่ามก่อนเริ่มการประชุม เพื่อให้ล่ามมีโอกาสตรวจสอบเอกสาร ในบางกรณี ล่ามอาจสามารถอ่านแล้วแปลทันที (sight translation) ได้ ซึ่งหมายความว่าล่ามจะอ่านเอกสารนั้นออกมาดัง ๆ ในอีกภาษาหนึ่ง
แนะนำล่าม
ก่อนเริ่มการประชุม ให้แนะนำล่ามและอธิบายบทบาทของล่ามให้ทุกคนที่อยู่ในที่ประชุมทราบ ล่ามมีหน้าที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างทุกฝ่าย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่พูดในภาษาหนึ่งจะถูกถ่ายทอดอย่างถูกต้องในอีกภาษาหนึ่ง ล่ามจะไม่เพิ่มเติม ตัดทอน หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล และจะไม่แสดงความคิดเห็น คำแนะนำ หรือคำอธิบายใด ๆ
ท่านสามารถเริ่มต้นด้วยประโยคง่าย ๆ เช่น “นี่คือล่ามของเรา ซึ่งจะช่วยเราในการสื่อสารในวันนี้ ทุกสิ่งที่เราพูดจะได้รับการแปลอย่างถูกต้องและเป็นความลับ”
แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าล่ามจะใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่ง (เช่น “ฉัน”, “เรา”) เพื่อให้การสนทนาเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ ทุกคนควรพูดคุยกันโดยตรง ไม่ใช่พูดกับล่าม และควรเผื่อเวลาสำหรับการล่ามด้วย
จุดสำคัญที่ควรจดจำ
- เผื่อเวลาเพิ่มเติมสำหรับการประชุมที่มีล่ามแปลภาษา
- พูดเป็นช่วงสั้น ๆ และหยุดพักเป็นระยะ
- รักษาการสบตากับลูกค้าของท่านไว้ ไม่ใช่กับล่าม
- ใช้ภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย
- หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลง สำนวน หรือการเปรียบเปรยที่ซับซ้อน
- มีความอดทน เนื่องจากภาษาบางภาษาอาจต้องใช้จำนวนคำมากกว่าหรือน้อยกว่าเพื่อแสดงความหมายเดียวกัน
ทำความเข้าใจว่าล่ามปฏิบัติตามจรรยาบรรณที่กำหนดเรื่องการรักษาความลับ ความเป็นกลาง และความถูกต้องแม่นยำ จะช่วยสร้างความไว้วางใจและรับประกันการสื่อสารอย่างมืออาชีพตลอดการสนทนา
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับล่าม โปรดไปที่
