Persiapan yang baik membantu melancarkan jalannya janji temu yang menggunakan juru bahasa. Dengan merencanakan terlebih dahulu dan memberikan informasi yang tepat kepada juru bahasa Anda, Anda dapat menghindari kesalahpahaman, menghemat waktu, dan menciptakan lingkungan yang profesional bagi semua orang.

Bagikan detail penting

Pastikan juru bahasa mengetahui tanggal, waktu, lokasi, dan ekspektasi durasi pertemuan sebelum pertemuan. Sertakan detail akses seperti nomor ruangan, petunjuk masuk gedung, atau tautan untuk rapat daring. Langkah ini akan membantu sesi dimulai tepat waktu dan berjalan dengan lancar.

Pilih mode penerjemahan yang tepat

Sebelum janji temu, tentukan mode penjurubahasaan yang akan digunakan, karena hal ini memengaruhi waktu dan logistik.

Penjurubahasaan Konsekutif

Juru bahasa menunggu pembicara berhenti sejenak sebelum menerjemahkan apa yang dikatakan. Mode ini biasanya digunakan dalam janji temu atau pertemuan kecil. Sesi ini akan memakan waktu sekitar dua kali lebih lama daripada percakapan dalam satu bahasa, jadi sediakan waktu ekstra dalam jadwal Anda.

Penjurubahasaan simultan

Juru bahasa menerjemahkan secara langsung, biasanya menggunakan peralatan khusus seperti headset atau bilik juru bahasa. Mode ini paling cocok untuk rapat, konferensi, atau diskusi kelompok yang lebih besar, di mana Anda harus menjaga kelancaran komunikasi. Karena ini adalah pekerjaan yang menguras pikiran, disarankan untuk menggunakan setidaknya dua juru bahasa yang dapat bergantian untuk menjaga keakuratan dan menghindari kelelahan.

Saat memesan juru bahasa, sebutkan mode mana yang akan digunakan dan pastikan peralatan yang sesuai tersedia. Jika Anda tidak yakin, penyedia layanan bahasa atau juru bahasa Anda dapat memberi saran tentang cara terbaik.

Beri penjelasan singkat kepada juru bahasa

Jika memungkinkan, berikan penjelasan singkat atau briefing kepada juru bahasa terlebih dahulu. Dalam penjelasan singkat itu Anda menyampaikan tujuan pertemuan, siapa saja yang akan hadir, dan detail penting yang perlu diketahui oleh juru bahasa. Misalnya, beri tahu juru bahasa apakah pertemuan tersebut akan bersifat emosional, teknis, atau sensitif. Hal ini akan membantu mereka memilih nada dan terminologi yang tepat.

Soroti bahasa teknis, terminologi khusus, atau jargon tertentu agar juru bahasa dapat mempersiapkan diri untuk menerjemahkannya secara akurat. Bahkan penjelasan singkat sebelum sesi dapat menghemat waktu, menghindari kesalahpahaman, dan memastikan komunikasi berjalan lebih lancar.

Sediakan materi sebelum pertemuan

Jika memungkinkan, bagikan materi yang relevan atau agenda rapat sebelumnya. Hal ini membantu juru bahasa mempersiapkan terminologi dan memahami konteksnya. Informasi atau dokumen apa pun yang Anda bagikan akan tetap bersifat pribadi karena juru bahasa terikat oleh kode etik yang mengharuskan kerahasiaan.

Jika dokumen yang akan Anda berikan kepada klien Anda selama pertemuan tidak tersedia dalam bahasa mereka, berikan dokumen itu kepada juru bahasa sebelum sesi dimulai. Langkah ini memberi kesempatan bagi juru bahasa untuk meninjau materi tersebut. Dalam beberapa kasus, mereka mungkin dapat menerjemahkan dokumen secara lisan. Ini berarti mereka akan membacakan dokumen tersebut dengan lantang ke dalam bahasa lain.

Perkenalkan Juru Bahasa

Sebelum sesi dimulai, perkenalkan juru bahasa dan jelaskan peran mereka kepada semua orang yang hadir. Juru bahasa memfasilitasi komunikasi antara semua pihak, memastikan bahwa semua yang dikatakan dalam satu bahasa disampaikan secara akurat dalam bahasa lainnya. Mereka tidak menambah, mengurangi, atau mengubah informasi, dan mereka tidak memberikan pendapat, saran, atau penjelasan.

Anda dapat memulai dengan pernyataan sederhana seperti: “Ini adalah juru bahasa kita, yang akan membantu kita berkomunikasi hari ini. Semua yang kita katakan akan diterjemahkan secara akurat dan rahasia.”

Ingatkan para peserta bahwa juru bahasa akan berbicara dalam sudut pandang orang pertama (misalnya, “saya”, “kami”) untuk menjaga kelancaran percakapan yang alami. Setiap orang harus berbicara langsung kepada satu sama lain, bukan kepada juru bahasa, dan memberikan waktu untuk penerjemahan.

Poin-poin penting yang perlu diingat

• Sediakan waktu ekstra untuk sesi yang menggunakan juru bahasa
• Bicaralah dalam segmen-segmen pendek dan beri jeda secara teratur
• Pertahankan kontak mata dengan klien Anda, bukan dengan juru bahasa
• Gunakan bahasa yang jelas dan sederhana
• Hindari bahasa gaul, idiom, atau perbandingan yang rumit
• Bersabarlah, beberapa bahasa membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit kata untuk mengekspresikan makna yang sama

Memahami bahwa juru bahasa mengikuti kode etik yang mengharuskan kerahasiaan, ketidakberpihakan, dan keakuratan akan membantu membangun kepercayaan dan memastikan komunikasi berjalan secara profesional selama sesi berlangsung.

Sumber informasi tambahan

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara bekerja dengan juru bahasa, kunjungi:

• Lembar informasi AUSIT tentang berkomunikasi melalui juru bahasa
• Lembar informasi AUSIT tentang pemesanan dan memberikan penjelasan singkat kepada juru bahasa
• Panduan Language Loop tentang penjelasan singkat bagi juru bahasa
• Kiat Utama untuk Menggunakan Juru Bahasa dalam Waktu Nyata dalam Wawancara dan Kelompok Fokus