準備設有傳譯的預約或會議
充分準備有助於順利進行設有傳譯（interpreter）的預約。透過預先規劃並向傳譯員提供正確資訊，您可避免產生誤解、節省時間，並為所有人營造專業的環境。
提供重要資訊
請確保傳譯員事先知悉會議日期、時間、地點及預計時長。另外，亦應提前提供有關細節，如房間號碼、大樓入口指示或遠端會議連結等資訊，這有助會議準時開始並順利進行。
選擇合適的傳譯模式
預約前請決定採用何種傳譯模式，此決定將影響所需時間與詳細安排。
交替傳譯（Consecutive Interpreting）
傳譯員會等發言者停頓後，再將內容翻譯出來。這種模式常見於預約會談或小型會議。由於傳譯溝通所需的時間大約是使用單一語言對話的兩倍，因此請在行程中預留額外時間。
同聲傳譯（Simultaneous Interpreting）
傳譯員會使用耳機或傳譯室等專業設備進行即時翻譯。此模式適用於大型會議、研討會或需維持溝通流暢的團體討論。由於這項工作較為耗費精神，建議至少安排兩名傳譯員輪替，以確保準確性並避免疲勞。
預約傳譯服務時，請確認所需模式並確保配備相應設備。若無法確定，語言服務供應商（language service provider）或傳譯員可提供最佳方案建議。
向傳譯員進行簡報說明
若情況允許，請儘可能提前向傳譯員說明有關會議的資訊，當中應包含分享會議目的、出席人員以及傳譯員需知悉的關鍵細節。例如，告知傳譯員會議是否涉及情緒化、技術性或敏感性內容，這有助於他們選擇合適的語氣和專業術語。
此外，請特別標註任何技術性語言、專業術語或特定行話，以便傳譯員預先準備精準翻譯。即使只是在會議前進行簡短溝通，也能節省時間、避免誤解，並確保溝通更順暢。
預先分享資料
若情況許可，請事先向傳譯員分享相關資料或會議議程，這有助於傳譯員準備術語並理解背景。您提供的任何資訊或文件均將保密，因傳譯員受職業道德守則約束，必須遵守保密原則。
若會議中需向客戶展示未有其語言版本的文件，請於會議開始前提供給傳譯員。這將使傳譯員有時間預先審閱材料。某些情況下，傳譯員可能可進行視譯——意思是即時將文件內容以目標語言朗讀。
介紹傳譯員
在會議開始前，應向所有在場人員介紹傳譯員並解釋其職責。傳譯員負責促進各方之間的溝通，確保講者表達的所有內容都能準確地翻譯成目標語言。他們不會增加、刪減或更改內容，亦不會提供意見、建議或解釋。
您可採用簡潔的開場白，例如：「這位是今天的傳譯員，將會協助我們溝通。我們所有發言的內容都將精準且保密地傳譯。」
提醒在場人員傳譯員將使用第一人稱（如「我」、「我們」），以保持自然對話節奏。請所有人直接向對方對話，而非對傳譯員說話，並預留足夠的傳譯時間。
需謹記的重點事項
- 為傳譯員預留額外時間進行傳譯
- 採用短句表達並適時停頓
- 與您的客戶保持眼神交流，而非傳譯員
- 使用清晰簡潔的語言
- 避免使用俚語、成語或複雜的比喻
- 保持耐心，某些語言需要較多或較少的詞彙來表達相同意思
理解傳譯員遵循的職業道德守則——包括維持保密性、公正性與準確性——有助建立信任，確保整個會談過程的專業溝通品質。
其他資源
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