Una preparazione accurata consente di gestire al meglio gli appuntamenti con interpretariato (interpreter). Pianificando in anticipo e fornendo informazioni corrette all’interprete, è possibile evitare malintesi, risparmiare tempo e garantire un ambiente professionale per tutti.

Fornitura dei dettagli essenziali

È necessario informare l’interprete in anticipo su data, ora, luogo e durata prevista dell’incontro. Devono essere forniti anche i dettagli di accesso, come numeri delle sale, istruzioni per entrare nell’edificio o link per le riunioni a distanza, in modo da garantire un avvio puntuale e uno svolgimento senza intoppi della sessione.

Scelta della modalità di interpretariato più adatta

Prima dell’appuntamento, è necessario stabilire quale modalità di interpretariato verrà utilizzata, poiché questa decisione andrà ad influire sui tempi e sulla logistica.

Interpretazione consecutiva (Consecutive Interpreting)

L’interprete attende che uno degli interlocutori faccia una pausa prima di tradurre oralmente ciò che è stato detto. Questa modalità è comunemente utilizzata per appuntamenti o piccole riunioni. La sessione richiederà circa il doppio del tempo di una conversazione in una sola lingua, quindi è necessario prevedere una durata maggiore per questo tipo di appuntamenti.

Interpretazione simultanea (Simultaneous Interpreting)

L’interprete traduce in tempo reale, di solito utilizzando apparecchiature specializzate come cuffie o cabine di interpretazione. Questa modalità è più adatta per riunioni grandi, conferenze o discussioni di gruppo, in cui è importante mantenere il flusso della comunicazione. Poiché si tratta di un lavoro mentalmente impegnativo, è consigliabile avere almeno due interpreti che si alternino per garantire la precisione e ridurre la stanchezza.

Al momento della prenotazione di un interprete, è necessario confermare la modalità di interpretariato e verificare la disponibilità dell’attrezzatura necessaria. In caso di dubbi, il fornitore di servizi linguistici (language service provider) o l’interprete possono consigliare l’approccio più adeguato.

Informazioni preliminari per l’interprete

Se possibile, è opportuno fornire all’interprete informazioni preliminari, come lo scopo dell’incontro, i partecipanti e tutti i dettagli chiave da conoscere in anticipo. Ad esempio, va segnalato se la riunione sarà emotiva, tecnica o delicata, così da consentire all’interprete di scegliere il tono e la terminologia più appropriati.

È consigliabile segnalare la presenza di linguaggio tecnico, terminologia specialistica o gergo specifico, in modo che l’interprete possa prepararsi a tradurre con precisione. Anche una breve conversazione preliminare può ridurre i tempi, evitare malintesi e garantire una comunicazione più fluida.

Condivisione del materiale prima della sessione

Se possibile, è opportuno condividere in anticipo materiali rilevanti o l’ordine del giorno della riunione. Ciò consente all’interprete di preparare la terminologia e comprendere meglio il contesto. Tutte le informazioni o i documenti forniti rimarranno riservati, poiché gli interpreti sono vincolati da un codice etico che garantisce la riservatezza.

Se durante l’incontro devono essere condivisi documenti scritti in una lingua diversa da quella del cliente, è opportuno fornirli all’interprete prima dell’inizio della sessione, in modo che possa esaminarli con calma. In alcuni casi, l’interprete può anche effettuare una traduzione a vista (sight translation), leggendo ad alta voce il contenuto nella lingua di destinazione.

Presentazione dell’interprete

Prima dell’inizio della sessione, è necessario presentare l’interprete e spiegare a tutti i presenti il suo ruolo. L’interprete facilita la comunicazione tra le parti, garantendo che tutto ciò che viene detto in una lingua venga trasmesso accuratamente nell’altra. Non aggiunge, omette o modifica informazioni e non fornisce opinioni, consigli o spiegazioni.

Si può iniziare con una frase semplice, ad esempio: “Questo è il nostro interprete, che oggi ci aiuterà a comunicare. Tutto ciò che diremo sarà interpretato in modo accurato e confidenziale”.

È utile ricordare ai partecipanti che l’interprete parlerà in prima persona (utilizzando i pronomi “io” o “noi”) per mantenere il flusso naturale della conversazione. Tutti devono rivolgersi direttamente agli altri interlocutori e non all’interprete, concedendo il tempo necessario per l’interpretazione.

Punti chiave da ricordare

• Prevedi del tempo aggiuntivo per le sessioni di interpretazione.
• Utilizza frasi brevi e fai pause regolari.
• Mantieni il contatto visivo con il cliente, non con l’interprete.
• Utilizza un linguaggio chiaro e semplice.
• Evita termini gergali, espressioni idiomatiche o paragoni complessi.
• Sii paziente: alcune lingue possono richiedere un numero maggiore di parole per esprimere lo stesso concetto.

Comprendere che gli interpreti seguono un codice etico che impone riservatezza, imparzialità e accuratezza aiuta a instaurare un rapporto di fiducia e garantisce una comunicazione professionale durante l’intera sessione.

Risorse aggiuntive

Per maggiori informazioni su come lavorare con gli interpreti, è possibile consultare i seguenti siti:

• Scheda informativa AUSIT sulla comunicazione tramite un interprete (in inglese)
• Scheda informativa AUSIT su come prenotare e fornire informazioni agli interpreti (in inglese)
• Guida di Language Loop sugli incontri preliminari con gli interpreti (in inglese)
• Consigli per l’utilizzo di un interprete in tempo reale durante interviste e gruppi di discussione (in inglese)