通訳付きの面談・会議に向けた準備
十分な準備を行うことで、通訳を伴う面談を円滑に進めることができます。事前に計画を立て、通訳者に適切な情報を提供することで、誤解を避け、時間を節約し、関係者全員にとって適切なコミュニケーションな環境を整えることができます。
必要事項を共有する
通訳者に対して、会議の日時、場所、予定所要時間を事前に必ず伝えてください。部屋番号、建物への入館方法、オンライン会議のリンクなどのアクセス情報も含めて共有してください。これにより、セッションを時間通りに開始し、円滑に進行することができます。
適切な通訳形態を選ぶ
面談前に、どの通訳形態を使用するかを決定してください。通訳形態によって、必要な時間や実施体制が変わります。
逐次通訳
通訳者は、話者が話を区切ったタイミングで通訳を行います。この方式は、面談や小規模な会議でよく使用されます。セッション時間は単一言語による会話の約2倍となるため、スケジュールには余裕を持たせてください。
同時通訳
通訳者は、通常、ヘッドセットや通訳ブースなどの専門機器を使用し、リアルタイムで通訳を行います。この方式は、コミュニケーションの流れを維持する必要がある大規模会議、カンファレンス、グループディスカッションなどに最も適しています。同時通訳は精神的負担の高い業務であるため、正確性を維持し、疲労を避ける目的から、交代可能な通訳者を少なくとも2名配置することが推奨されます。
通訳者を予約する際は、どの方式を使用するか確認し、必要な機器が整っていることを確かめてください。判断に迷う場合は、言語サービスプロバイダーまたは通訳者に相談することで、最適な方法について助言を受けることができます。
通訳者への事前説明
可能な限り、事前に通訳者へ事前説明（ブリーフィング）を行ってください。ブリーフィングとは、会議の目的、参加者、その他通訳者が知っておくべき重要事項を共有することです。例えば、会議が感情的な内容、専門的な内容、またはセンシティブな内容を含む場合は、その旨を事前に通訳者に伝えてください。これにより、通訳者は適切な口調や用語を選択しやすくなります。
また、技術用語、専門用語、業界用語などについても事前に共有し、通訳者が正確に通訳できるよう準備してもらいましょう。セッション前に短時間でも打ち合わせを行うことで、時間の節約、誤解の防止、より円滑なコミュニケーションにつながります。
資料を事前共有する
可能であれば、関連資料や会議アジェンダを事前に共有してください。これにより、通訳者は専門用語の準備を行い、文脈を理解しやすくなります。通訳者は守秘義務を定めた倫理規定に従って業務を行うため、提供された情報や文書はすべて秘密として扱われます。
会議中に、相手の言語では用意されていない資料を共有する予定がある場合は、セッション開始前に通訳者に提供してください。これにより、通訳者は資料内容を事前に確認することができます。場合によっては、通訳者がその文書をサイトトランスレーションできることもあります。これは、もう一方の言語で声に出して読み上げるすることを意味します。
通訳者を紹介する
セッション開始前に、通訳者を紹介し、その役割を出席者全員に説明してください。通訳者は、すべての参加者間のコミュニケーションを支援し、一方の言語で話された内容を、他方の言語へ正確に伝えます。通訳者は、情報を追加・省略・変更せず、意見、助言、説明も行いません。
例えば、次のような簡単な説明から始めることができます。「こちらは本日の通訳者です。円滑なコミュニケーションをサポートします。会話内容はすべて正確かつ秘密厳守で通訳されます。」
自然な会話の流れを維持するため、通訳者は一人称（「私」、「私たち」など）で通訳することを参加者に伝えてください。また、参加者同士が通訳者ではなく相手本人に向かって直接話し、通訳のために適度に間を取るよう伝えてください。
覚えておくべき重要なポイント
- 通訳を伴うセッションでは、通常より長めの間を確保する
- 短く区切って話し、適度に間を置く
- 通訳者ではなく、相手とアイコンタクトを取る
- 明確で分かりやすい言葉を使う
- スラング、慣用表現、複雑な比喩を避ける
- 同じ内容を表現するために必要な語数は言語によって異なるため、落ち着いて対応する
通訳者は、守秘義務、中立性、正確性を求める倫理規定に従って業務を行っていることを理解することで、信頼関係が築かれ、セッション全体を通じて円滑かつ適切なコミュニケーションが確保されます。
追加リソース
通訳者との協働に関する詳細については、以下をご覧ください。
