Vorbereitung auf einen Termin oder eine Sitzung mit Dolmetscher
Eine gute Vorbereitung trägt zu einem reibungslosen Ablauf von Dolmetschterminen bei. Wenn Sie im Voraus planen und Ihrem Dolmetscher die richtigen Informationen zur Verfügung stellen, können Sie Missverständnisse vermeiden, Zeit sparen und ein professionelles Umfeld für alle Beteiligten schaffen.
Geben Sie wichtige Einzelheiten bekannt
Vergewissern Sie sich, dass der Dolmetscher das Datum, die Uhrzeit, den Ort und die voraussichtliche Dauer der Besprechung im Voraus kennt. Geben Sie auch Zugangsdaten wie Raumnummern, Anweisungen zum Betreten des Gebäudes oder Links für Fernsitzungen an. So kann die Sitzung pünktlich beginnen und reibungslos ablaufen.
Wählen Sie den richtigen Dolmetschmodus
Entscheiden Sie sich vor dem Termin für die Art des Dolmetschens, da dies Auswirkungen auf den Zeitplan und die Logistik hat.
Konsekutivdolmetschen
Der Dolmetscher wartet, bis der Redner eine Pause macht, bevor er das Gesagte dolmetscht. Diese Art des Dolmetschens wird in der Regel bei Terminen oder kleinen Besprechungen eingesetzt. Die Sitzung dauert etwa doppelt so lange wie ein Gespräch in einer Sprache, planen Sie also mehr Zeit ein.
Simultandolmetschen
Der Dolmetscher dolmetscht in Echtzeit, in der Regel mit spezieller Ausrüstung wie Kopfhörern oder Dolmetscherkabinen. Dieser Modus eignet sich am besten für größere Sitzungen, Konferenzen oder Gruppendiskussionen, bei denen der Kommunikationsfluss aufrechterhalten werden muss. Da es sich um eine geistig anspruchsvolle Arbeit handelt, empfiehlt es sich, mindestens zwei Dolmetscher einzusetzen, die sich abwechseln können, um die Genauigkeit zu wahren und Ermüdung zu vermeiden.
Vergewissern Sie sich bei der Buchung eines Dolmetschers, welcher Modus verwendet wird, und stellen Sie sicher, dass die entsprechende Ausrüstung vorhanden ist. Wenn Sie unsicher sind, kann Ihr Sprachdienstleister oder der Dolmetscher Sie über die beste Vorgehensweise beraten.
Einweisung des Dolmetschers
Wann immer möglich, sollten Sie den Dolmetscher im Voraus einweisen. In diesem Briefing teilen Sie dem Dolmetscher den Zweck des Treffens mit, die Teilnehmer und alle wichtigen Details, die er wissen sollte. Teilen Sie dem Dolmetscher zum Beispiel mit, ob es sich um eine emotionale, technische oder sensible Sitzung handelt. Dies hilft ihm, den richtigen Ton und die richtige Terminologie zu wählen.
Weisen Sie auf Fachsprache, spezielle Terminologie oder Fachjargon hin, damit sich der Dolmetscher darauf vorbereiten kann, diese genau zu übersetzen. Selbst ein kurzes Gespräch vor der Sitzung kann Zeit sparen, Missverständnisse vermeiden und eine reibungslosere Kommunikation gewährleisten.
Stellen Sie Materialien im Voraus zur Verfügung
Wenn möglich, sollten Sie relevante Materialien oder die Tagesordnung der Sitzung im Voraus zur Verfügung stellen. Dies hilft dem Dolmetscher, die Terminologie vorzubereiten und den Kontext zu verstehen. Alle Informationen oder Dokumente, die Sie zur Verfügung stellen, bleiben vertraulich, da Dolmetscher an einen Ethikkodex gebunden sind, der Vertraulichkeit vorschreibt.
Wenn Sie Ihrem Kunden während der Sitzung Unterlagen zur Verfügung stellen, die nicht in seiner Sprache vorliegen, geben Sie diese dem Dolmetscher vor Beginn der Sitzung. So hat er die Möglichkeit, das Material zu prüfen. In manchen Fällen kann der Dolmetscher das Dokument auch als Stegreifübersetzung übertragen. Das heißt, er liest das Dokument laut in die andere Sprache vor.
Stellen Sie den Dolmetscher vor
Stellen Sie vor Beginn der Sitzung den Dolmetscher vor und erklären Sie allen Anwesenden seine Rolle. Der Dolmetscher erleichtert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und stellt sicher, dass alles, was in der einen Sprache gesagt wird, auch in der anderen korrekt wiedergegeben wird. Dolmetscher fügen keine Informationen hinzu, lassen sie weg oder ändern sie ab, und sie geben keine Meinungen, Ratschläge oder Erklärungen ab.
Sie können mit einer einfachen Erklärung beginnen wie: „Dies ist unser Dolmetscher, der uns heute bei der Kommunikation helfen wird. Alles, was wir sagen, wird genau gedolmetscht und vertraulich behandelt.“
Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass der Dolmetscher in der ersten Person sprechen wird (d. h. „ich“, „wir“), um den natürlichen Gesprächsfluss aufrechtzuerhalten. Alle sollten direkt miteinander sprechen, nicht mit dem Dolmetscher, und Zeit für das Dolmetschen einplanen.
Wichtige Punkte, die zu beachten sind
- Planen Sie zusätzliche Zeit für das Dolmetschen ein
- Sprechen Sie in kurzen Abschnitten und machen Sie regelmäßig Pausen
- Halten Sie Augenkontakt mit Ihrem Kunden, nicht mit dem Dolmetscher
- Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache
- Vermeiden Sie Slang, Redewendungen oder komplexe Vergleiche
- Seien Sie geduldig; manche Sprachen brauchen mehr oder weniger Worte, um die gleiche Bedeutung auszudrücken
Das Verständnis dafür, dass Dolmetscher einem Ethikkodex folgen, der Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Genauigkeit vorschreibt, trägt zur Vertrauensbildung bei und gewährleistet eine professionelle Kommunikation während der gesamten Sitzung.
Zusätzliche Ressourcen
Weitere Informationen zur Zusammenarbeit mit Dolmetschern finden Sie hier:
