দোভাষীরসহ সাক্ষাৎ বা সভা/মিটিংএর জন্য প্রস্তুতি
ভালো প্রস্তুতি নেয়া হলে দোভাষীসহ সাক্ষাৎগুলো স্বচ্ছন্দভাবে পরিচালনা করতে সহায়তা করে। আগে থেকে পরিকল্পনা করে এবং দোভাষীকে সঠিক তথ্য প্রদান করলে আপনি ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে, সময় বাঁচাতে এবং সবার জন্য একটি পেশাদার পরিবেশ তৈরি করতে পারেন।
প্রয়োজনীয় বিবরণ প্রদান করুন
দোভাষী যেন মিটিংয়ের তারিখ, সময়, স্থান এবং সম্ভাব্য সময়কাল আগে থেকেই জানেন, তা নিশ্চিত করুন। রুম নম্বর, ভবনে প্রবেশের নির্দেশনা বা রিমোট মিটিংয়ের লিংকের মতো প্রবেশাধিকার-সংক্রান্ত তথ্যও অন্তর্ভুক্ত করুন। এতে সেশন সময়মতো শুরু হতে এবং মসৃণভাবে পরিচালিত হতে সহায়তা করে।
সঠিক দোভাষী ব্যবহারের পদ্ধতিটি বেছে নিন
সাক্ষাতের আগে কোন দোভাষী পদ্ধতি ব্যবহার করা হবে তা নির্ধারণ করুন, যেহেতু এটি সময় ও লজিস্টিক ব্যবস্থাপনার ওপর প্রভাব ফেলে।
ধারাবাহিক/অবিচ্ছিন্ন দোভাষী
দোভাষী বক্তার কথা থামানো পর্যন্ত অপেক্ষা করেন, এরপর উক্ত তথ্যটি দোভাষী অনুবাদ করেন। এই পদ্ধতি সাধারণত সাক্ষাৎ বা ছোট মিটিংয়ে ব্যবহৃত হয়। এই সেশনটি একটি ভাষায় কথোপকথনের চেয়ে প্রায় দ্বিগুণ সময় নেবে, তাই আপনার সময়সূচিতে অতিরিক্ত সময় রাখুন।
যুগপৎ/একযোগে দোভাষী সেবা
দোভাষী রিয়েল-টাইমে দোভাষী করেন, সাধারণত হেডসেট বা ইন্টারপ্রেটিং বুথের মতো বিশেষ সরঞ্জাম ব্যবহার করে। এই পদ্ধতি বড় মিটিং, সম্মেলন বা দলীয় আলোচনার জন্য সবচেয়ে উপযোগী, যেখানে যোগাযোগের ধারাবাহিকতা বজায় রাখা প্রয়োজন। যেহেতু এটি মানসিকভাবে চাপপূর্ণ কাজ, তাই নির্ভুলতা বজায় রাখা এবং ক্লান্তি এড়ানোর জন্য অন্তত দুইজন দোভাষী রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়, যাতে তাঁরা পালাক্রমে কাজ করতে পারেন।
দোভাষী বুক করার সময়, কোন মাধ্যম ব্যবহার করা হবে তা নিশ্চিত করুন এবং যথাযথ সরঞ্জাম প্রস্তুত আছে কিনা তা যাচাই করুন। আপনি অনিশ্চিত থাকলে, আপনার ভাষা পরিষেবা প্রদানকারী বা দোভাষী আপনাকে সর্বোত্তম পন্থা সম্পর্কে পরামর্শ দিতে পারেন।
দোভাষীকে ব্রিফ (সংক্ষিপ্ত বিবরণ) করুন
সম্ভব হলে দোভাষীকে আগে থেকেই একটি ব্রিফিং প্রদান করুন। ব্রিফিং হলো মিটিংয়ের উদ্দেশ্য, কারা উপস্থিত থাকবেন এবং দোভাষীর জানা প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য শেয়ার করা। উদাহরণস্বরূপ, মিটিংটি আবেগঘন, কারিগরি বা সংবেদনশীল প্রকৃতির হবে কি না, তা দোভাষীকে জানিয়ে দিন। এতে তিনি সঠিক ভাষার ভঙ্গি ও পরিভাষা নির্বাচন করতে পারবেন।
যে কোনো কারিগরি ভাষা, বিশেষায়িত পরিভাষা বা নির্দিষ্ট জার্গন আগে থেকেই উল্লেখ করুন, যাতে দোভাষী সেগুলো নির্ভুলভাবে অনুবাদ করার জন্য প্রস্তুতি নিতে পারেন। সেশনের আগে সংক্ষিপ্ত আলোচনা করলেও সময় বাঁচতে পারে, ভুল বোঝাবুঝি এড়ানো যায় এবং যোগাযোগ আরও সাবলীলভাবে পরিচালিত হয়।
উপকরণগুলি আগে থেকে শেয়ার করুন
যদি সম্ভব হয়, সংশ্লিষ্ট উপকরণ বা মিটিংয়ের বিষয়সূচি আগে থেকেই শেয়ার করুন। এতে দোভাষী পরিভাষা প্রস্তুত করতে এবং প্রেক্ষাপট বুঝতে পারেন। আপনার দেওয়া যেকোনো তথ্য বা নথি গোপন থাকবে, কারণ দোভাষীরা একটি আচরণবিধি দ্বারা আবদ্ধ, যা গোপনীয়তা রক্ষা করা বাধ্যতামূলক করে।
আপনি যদি মিটিংয়ের সময় ক্লায়েন্টের সঙ্গে এমন কোনো নথি শেয়ার করেন, যা তাঁদের ভাষায় নেই, তাহলে সেশন শুরু হওয়ার আগে সেটি দোভাষীকে প্রদান করুন। এটি তাদেরকে বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করার সুযোগ দেয়। কিছু ক্ষেত্রে, তারা হয়তো নথিটি দেখেই সাইট ট্রান্সলেশন (দৃশ্যমান নথি হতে দেখে সরাসরি মৌখিক অনুবাদ) করতে সক্ষম। এর অর্থ হলো, তারা নথিটি উচ্চস্বরে অন্য ভাষায় পড়ে শোনাবেন।
দোভাষীকে পরিচয় করিয়ে দিন
সেশন শুরুর আগে, উপস্থিত সকলের কাছে দোভাষীকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং তাঁর ভূমিকা ব্যাখ্যা করুন। দোভাষী সকল পক্ষের মধ্যে যোগাযোগ সহজ করে দেন এবং নিশ্চিত করেন যে এক ভাষায় বলা প্রতিটি কথা অন্য ভাষায় নির্ভুলভাবে পৌঁছে যায়। তারা কোনো তথ্য যোগ, বাদ বা পরিবর্তন করেন না এবং কোনো মতামত, পরামর্শ বা ব্যাখ্যা দেন না।
আপনি এই ধরনের একটি সহজ বাক্য দিয়ে শুরু করতে পারেন: “ইনি আমাদের দোভাষী, যিনি আজ আমাদের মধ্যে যোগাযোগে সহায়তা করবেন। আমাদের প্রতিটি কথা নির্ভুলভাবে ও গোপনীয়তার সাথে অনুবাদ করা হবে।”
অংশগ্রহণকারীদের মনে করিয়ে দিন যে, স্বাভাবিক কথোপকথনের ধারা বজায় রাখার জন্য দোভাষী প্রথম ব্যক্তি (অর্থাৎ “আমি”, “আমরা”) কথা বলবেন। প্রত্যেকে দোভাষীর সাথে নয়, বরং সরাসরি একে অপরের সাথে কথা বলবেন এবং অনুবাদের জন্য সময় দেবেন।
মনে রাখার মতো গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো
- যেসব সেশনে দোভাষী নিয়োজিত কয়রা হয়েছে সেগুলোর জন্য অতিরিক্ত সময় বরাদ্দ রাখুন
- ছোট ছোট অংশে কথা বলুন এবং নিয়মিত বিরতি নিন
- আপনার মক্কেলের সাথে চোখে চোখ রেখে কথা বলুন, দোভাষীর সাথে নয়
- স্পষ্ট ও সরল ভাষা ব্যবহার করুন
- অপভাষা, বাগধারা বা জটিল তুলনা পরিহার করুন
- ধৈর্য ধরুন, কিছু ভাষায় একই অর্থ প্রকাশ করতে কম বা বেশি শব্দের প্রয়োজন হয়
এটা বোঝা যে দোভাষীরা গোপনীয়তা, নিরপেক্ষতা এবং নির্ভুলতা নিশ্চিতকারী একটি আচরণবিধি মেনে চলেন, তা আস্থা তৈরিতে সাহায্য করে এবং পুরো সেশন জুড়ে পেশাদারী যোগাযোগ নিশ্চিত করে।
অতিরিক্ত সহায়ক তথ্য
দোভাষীদের সঙ্গে কাজ করার বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য দেখুন:
