Une bonne préparation permet aux rendez-vous interprétés de se dérouler sans encombre. En planifiant à l’avance et en fournissant les bonnes informations à votre interprète, vous éviterez les malentendus, gagnerez du temps et créerez un environnement professionnel pour tout le monde.

Fournir les détails essentiels

Assurez-vous que l’interprète connaît à l’avance la date, l’heure, le lieu et la durée prévue de la réunion. Incluez les détails d’accès tels que les numéros de salle, les instructions d’entrée dans le bâtiment ou les liens pour les réunions à distance. Cela permet à la session de commencer à l’heure et de se dérouler sans heurts.

Choisir le bon mode d’interprétation

Avant le rendez-vous, décidez du mode d’interprétation qui sera utilisé, car cela influe sur le calendrier et la logistique.

Interprétation consécutive

L’interprète attend que l’orateur fasse une pause avant d’interpréter ce qui a été dit. Ce mode est couramment utilisé lors de rendez-vous ou de petites réunions. La session dure environ deux fois plus longtemps qu’une conversation dans une seule langue, il faut donc prévoir du temps supplémentaire dans votre emploi du temps.

Interprétation simultanée

L’interprète traduit en temps réel, généralement à l’aide d’équipements spécialisés tels que des casques ou des cabines d’interprétation. Ce mode convient mieux aux réunions, conférences ou discussions de groupe de grande envergure, où il est nécessaire de maintenir le flux de la communication. Comme il s’agit d’un travail exigeant sur le plan mental, il est recommandé d’avoir au moins deux interprètes qui peuvent se relayer pour maintenir la précision et éviter la fatigue.

Lorsque vous réservez les services d’un interprète, confirmez le mode qui sera utilisé et assurez-vous que l’équipement approprié est en place. En cas de doute, votre agence de services linguistiques ou l’interprète peuvent vous conseiller sur la meilleure approche.

Briefer l’interprète

Dans la mesure du possible, donnez un briefing à l’interprète à l’avance. Il s’agit d’informer l’interprète de l’objet de la réunion, des personnes qui seront présentes et de tous les détails importants que l’interprète doit connaître. Par exemple, informez l’interprète sur le contexte de la réunion, à savoir si elle rique d’être émotionnelle, si elle est d’ordre technique ou si un sujet sensible va être abordé. Cela l’aide à adopter le ton et la terminologie appropriés.

Mettez en évidence tout langage technique, toute terminologie spécialisée ou tout jargon spécifique afin que l’interprète puisse se préparer à les traduire avec précision. Même une brève conversation avant la session peut faire gagner du temps, éviter les malentendus et assurer une communication plus fluide.

Partager les documents à l’avance

Si possible, partagez les documents pertinents ou l’ordre du jour de la réunion à l’avance. Cela aide l’interprète à préparer la terminologie et à comprendre le contexte. Les informations ou documents que vous fournissez resteront confidentiels, car les interprètes sont liés par un code de déontologie qui exige la confidentialité.

Si vous partagez avec votre client, au cours de la réunion, des documents qui ne sont pas disponibles dans sa langue, remettez-les à l’interprète avant le début de la session. Il aura ainsi la possibilité d’examiner les documents. Dans certains cas, il peut être en mesure de traduire le document à vue. Cela signifie qu’il lira le document à haute voix dans l’autre langue.

Présenter l’interprète

Avant le début de la session, présentez l’interprète et expliquez son rôle à toutes les personnes présentes. L’interprète facilite la communication entre toutes les parties, en veillant à ce que tout ce qui est dit dans une langue soit fidèlement transmis dans l’autre. Ils n’ajoutent pas, n’omettent pas ou ne modifient pas les informations, et ne donnent pas d’opinions, de conseils ou d’explications.

Vous pouvez commencer par une phrase simple, comme : « Voici notre interprète, qui nous aidera à communiquer aujourd’hui. Tout ce que nous dirons sera interprété fidèlement et en toute confidentialité. »

Rappelez aux participants que l’interprète s’exprimera à la première personne (« je », « nous ») afin de maintenir un échange naturel. Chacun doit s’adresser directement à l’autre, et non à l’interprète, et prévoir du temps pour l’interprétation.

Points clés à retenir

• Prévoyez du temps supplémentaire pour les échanges avec interprète
• Parlez par segments courts et faites des pauses régulières
• Maintenez le contact visuel avec votre interlocuteur, pas avec l’interprète
• Utilisez un langage clair et simple
• Évitez l’argot, les expressions idiomatiques ou les comparaisons complexes
• Faites preuve de patience : certaines langues nécessitent plus ou moins de mots pour exprimer une même idée

Comprendre que les interprètes respectent un code de déontologie exigeant la confidentialité, l’impartialité et l’exactitude permet d’instaurer un climat de confiance et de garantir une communication professionnelle tout au long de l’échange.

Ressources complémentaires

Pour plus d’informations sur le travail avec les interprètes, consultez le site :

• Fiche d’information d’AUSIT sur la communication par l’intermédiaire d’un interprète
• Fiche d’information d’AUSIT sur la réservation des services d’un interprète et le briefing pour leur préparation
• Guide de Language Loop sur le briefing des interprètes
• Conseils pour l’utilisation d’un interprète en temps réel lors d’entretiens et de groupes de discussion